03．「頓活」の説明
文書管理と言ってもすべての個別文書を登録し管理するわけではありません。それでは手間がかかりすぎて効率があまりにも悪すぎます。
ところで、紙文書を綴じるファイル用具の名称ですが、ワードクラフトでは、これらをすべて「フォルダ」で統一しています。
詳細は次節で述べますが、これは不統一を統一するだけでなく、電子媒体においても共通させることができる呼称だからです。
主たる管理の対象は「フォルダ」になりますが、個別文書も登録すれば管理対象とすることができます。
「頓活」では束ねるほうを「フォルダ」で統一し、個別の文書を紙媒体は「個別文書」、電子媒体は「個別ファイル」としています。
実は「ファイル：file」の意味を調べると、
(書類・新聞などを整理するための)ファイル、とじ込み帳、とじ込み帳整理箱、(書類などの)とじひも、(項目別に整理された)とじ込み帳、書類
https://ejje.weblio.jp/content/file
のような具合で、「フォルダ」と近似する部分もありますが、
ファイルとは、コンピュータにおけるデータの管理単位の一つで、ストレージ装置（外部記憶装置）などにデータを記録する際に利用者やOSから見て最小の記録単位となるデータのまとまり。
IT用語辞典 「ファイルとは」
というような「個別」で「最小」の記録谷と言うイメージが強いと思うので、そういう意味で個別の文書で、電子媒体の場合は「ファイル」を使います。
「移管」は、紙媒体は保存箱に収納し書庫に格納することを言い、そこからの管理対象は「保存箱」になります。
書庫に移管するタイミングで「アーカイブ」にする文書ファイルはアーカイブ用の保存箱に収納するか、「アーカイブ」用の場所に移します。
電子媒体には、特段、「移管」する必要はありませんが、移管のタイミングで「アーカイブ」にする場合は、「アーカイブ」用のフォルダに移します。
と、簡単に「アーカイブ」と言う言葉を使っていますが、これがまた面倒な言葉でもあります。
組織や個人の活動の中で作成される文書であり、単に収集・保存するのではなく、ある体系に基づいて編纂し、目的があって保存された文書の集合体である
wiki アーカイブ
この程度ならまだいいのですが、1800年に以下の定義がされています。
ある国家の政府の管理のもとに置かれた、国家の特権と組織に関連した文書の体系化された集成
上記と同じWikipedia
1895年には、
作成する国や行政、企業、個人に関わる法的に関連がある文書の資料群として規定し、文書作成の活動または保管場所である
上記と同じwikipedia
1928年には、
アーカイブはある活動の遂行の間に構築された団体もしくは個人の文書の体系化され、これら団体や個人の政治的・法的・文化的目的達成のために保存された集成
上記と同じwikipedia
わかったような、分からないような説明ですが、ITでいう「アーカイブ」とは少し違うニュアンスになります。ITのほうはネットにたくさん出ていますのでそちらを参照してください。
日本においては公文書における「歴史資料」を分類選別するような専門的な仕事を指すようです。
似ている感じがしますが「司書」とは違うようです。
司書は都道府県や市町村の公共図書館等で図書館資料の選択、発注及び受け入れから、分類、目録作成、貸出業務、読書案内などを行う専門的職員です。司書補は司書の職務を補助する役割を担う人
wiki 司書について
しかし現実には、官公庁では歴史的な決定がされることが少なくありません。その場面において誰がどのような発言をし、どのようなメンバーで議論をし、そういう過程を経て決定され、どのように予算が配分されるのかについて、必ず公開されなければ民主主義国家ではありません。
最長でも30年以内には公開されることを前提として権力者とそれに関わる人たちは意思決定をしなければ専制政治と同じことになってしまい、権力の暴走・横暴・独断を許す国家となってしまいます。
ここが司書とアーキビストの根本的な違いと言えるのかもしれません。
民間企業において「歴史資料」にコストをかけるシーンはあまり思い浮かびません。アメリカでは、今はどうなのかはわかりませんが「レコードマネージャー」や「ドキュメントクラーク」という役割を担う人がいて、新規文書の分類が不明の場合などの判定や格納を専業的に行っているとのことでしたが、DX以降、どのようになっているのかは不明です。
超ド級のSI企業が、優秀なSEやPGを投入して何千万円の文書管理システムを構築したところで、すぐに破綻してしまうのは、文書管理を日常の職務の一環として捉えていないからで、職務手順書（Job Procedure）に各職務に文書を適正に管理することが明記されていれば職務不順守として指導することもできるわけです。
つまり、「すごいシスム」が文書管理をしてくれるわけではなく、文書管理をするのは「日常の活動」以外にないと確信しています。
