文書管理」と一言でいうのは簡単ですが、「文書」と言っても様々な文書がありますし、媒体で言えば伝統的な「」に印字(手書きもある)したものと、ワードやエクセルで作った「電子化ファイル」もあります。

その中間には紙の文書をスキャニングしてPDFにした電子化文書なども少なからずあります。

また、内容を分類すると「法定文書」があり、類似するものは「行政文書」「公文書」があります。案件ごとの文書や、常時使用する常用文書もあります。資料や文献、レポートのように共有すべき文書もあります。

ワードクラフトは「頓活」と銘打った文書管理の手法を推進しています。その「頓活」を支援する仕組みを「iDMS」と称しています。「i(」のある「ドキュメント・マネージメント・システム」という程度の意味ですが、漢字の「挑む」にもかけています。

頓活」とは、事業所内で未整理になっている各種文書を「整理整頓」し、常に整った状態にするための「活動」という意味を込めていますが、単なる活動ではなく「習慣」にしたいものだと願っています。

「頓活」という文書管理の考え方

組織文書は何のためにあるのか?

それは組織の正当性を保証し、組織の効率を上げ、組織力を向上させるためにあります。
通常、組織規定には分掌が決められています。組織ごとに取り扱う事務(業務)に関する事項を取り決めしてあります。

ジョブディスクリプション

欧米では「ジョブディスクリプション」という文書で、業務内容を詳述し業務の目的、責任、内容と範囲、求められるスキルや技能、資格などを詳述し、どのように、どこまでやるのかを明確にしています。
テレワーク時代になって勤務評価が難しくなったという人事担当の話を耳にしますが、要するに人材ごとのジョブが明確になっていない組織が多いことを示しているのだと思います。

文書主義

ジョブディスクリプション」という文書は、就業者の義務であり採用の要件であり報酬の根拠でもあるわけです。
組織内で作成される文書は「ジョブディスクリプション」を前提に「分掌」の成果として作成されるべき文書でなければなりません。
業務上作成・収受した組織文書を、どのように組織の資産にするのか、何年保有してから廃棄するかを考え、「組織力」という観点から日常の文書管理を行うのが組織の基本であり、「頓活」の理念です。

サービスの流れ

Service Flow

お問い合わせ

まずはお問い合わせフォームまたはメールにてご連絡ください。

STEP
1

ヒアリング

当方よりご連絡させていただき、現状の確認やお客様の要望などをお伺いいたします。写真、動画、図面などのご用意を願います。基本的には出動はしない方針です。

STEP
2

ご提案・お見積り

ヒアリング、ご提案までは無料。
基本「頓活」マニュアルと動画教材、及び紙文書フォルダ背ラベル出力用Excel&差し込み用Wordまでは100,000円(税抜)
個別相談へのサポートは調査含めて1時間3,000
ただし、10,000円以上かかる場合は事前に見積をご提示いたします。

STEP
3

ご契約・発注

秘密保持はStep2の「ヒアリング」時点において締結を前提といたします。
基本「頓活」マニュアル等の引き渡し前には発注書が必要になります。
以降、都度のサポートに関しましては月末請求とさせていただきます。

STEP
4

サービスのご提供

共通「頓活」マニュアルと「iDMS-Excel
動画マニュアルと10時間のZoomミーティング
都度発生するサポートに関しては請求根拠として内容を詳述してレポートを提出いたします。

STEP
5

確認・納品

成果に対してご確認いただき、納得いただければ、サポートは納品として完了となります。

STEP
6

ご入金

納品月の末締めで請求書を発行させていただきますので、翌月末にてご入金願います。

STEP
7

「頓活」の補足説明

tonkatsu

「頓活」という言葉は一般的に使う言葉ですか?

ワードクラフトの造語です。「頓活」を支援する文書管理ツール「iDMS」を開発中です。「incredible Document Management System」の頭文字から付けていますが「挑む」にもかこつけています。

文書」と「文書フォルダ」の関係はどうなっていますか?

まず、文書は単独では平積みする以外に保持しようがありませんので、「バインダー」とか「フラットファイル」に綴じるのが一般的です。「頓活」では、そうした各種のファイル用具をすべて「フォルダ」として呼称しています。
その理由は、電子化の場面での「フォルダ」と「ファイル」の関係を想定しているからです。

文書管理をする要領を簡単に説明できますか?

①組織文書である限り「組織《部・課・係》」と「分掌」に関連付けます
②「法定(組織内規定含む)」文書であるか、そうではないか
③法定文書ではない文書を分類するとして「常用」「案件」「資料」のいずれかに分類します
④文書フォルダの「完結」を理解してもらって取り入れます
⑤保存規定に即して保存年数を決めます

このような流れで文書フォルダを登録して紙文書フォルダであるなら背ラベルを貼付します。
背ラベルが貼付されていない文書フォルダは未登録であることがおのずから分かります。
電子媒体も作成年度と文書フォルダタイトルで「フォルダ」を作製し完結ファイルを格納します。

ざっと、このような流れで習慣化として定着させることが肝心です。
ただし、文書管理に着手するための最初の一歩は「不要文書」の整理になります。

文書管理は「崩壊する」とよく言われますが、なぜですか?

人間はルーズであろうとすることが一般であると言えます。あるいは忙しいから「あとでやろう」とすることもよくあることです。
しかし、いかなる仕事であっても「溜める」と億劫さは倍増します。

大中小分類のような主観性に依存すると、判断の違いからまとまりを欠くことは往々にしてあることです。しかし、文書主義は強靭な「組織力」を涵養するために不可欠な要素で、それを支えるのが文書管理でなければなりません。

共有」とか「ナレッジ」に至る手前に文書管理が組織文化として定着する必要があり、目に見える変化として「背ラベル」から始めることを「頓活」では推奨しています。

文書管理の「DX」化とは紙の文書をPDFにすることですか?

Newsweek 2021.6.15号の34ページに「日本の行政DXが遅れた元凶」という記事がありました。記事の中で日本のIT活用が進まない最大の原因は「紙の時代からデータ管理がずさんであった」からだと指摘しています。

情報は紙の時代から連綿として文化を支えてきましたが、日本の印刷文化では「美麗」を追求することが骨頂でしたが、欧米では文書を構造化する方向を目指していました。欧米の産業界では「SGML」という構造化文書を前提にした書式定義が浸透していましたが、日本では「SGML」文化が浸透することなくXMLの時代になってしまいましたが、いまだに文書の構造化とは縁が薄い感じです。

文書をフォルダに綴じ、背ラベルを貼付するためにデータ登録をする。そのデータを基準にして各種の分類や保存年数を設定していく。ここまでは目で見て確認できるレベルです。このレベルが最低限完備せずに南蛮渡来の「DX」というとらえどころが曖昧な概念を取り込んでも真価を発揮できるかは甚だ疑問です。

DX」とは単にデジタル化をすることではなく、「構造的」に整理することが、すなわち「デジタル化」に直結しているということです。随所に属人的な処理や対応が横行している組織に「DX」は本来的にはなじみにくいと考えられます。

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