ワードクラフトの文書管理サポート

①組織文書である限り「組織《部・課・係》」と「分掌」に関連付けます
②「法定（組織内規定含む）」文書であるか、そうではないか
③法定文書ではない文書を分類するとして「常用」「案件」「資料」のいずれかに分類します
④文書フォルダの「完結」を理解してもらって取り入れます
⑤保存規定に即して保存年数を決めます

このような流れで文書フォルダを登録して紙文書フォルダであるなら背ラベルを貼付します。
背ラベルが貼付されていない文書フォルダは未登録であることがおのずから分かります。
電子媒体も作成年度と文書フォルダタイトルで「フォルダ」を作製し完結ファイルを格納します。

ざっと、このような流れで習慣化として定着させることが肝心です。
ただし、文書管理に着手するための最初の一歩は「不要文書」の整理になります。

人間はルーズであろうとすることが一般であると言えます。あるいは忙しいから「あとでやろう」とすることもよくあることです。
しかし、いかなる仕事であっても「溜める」と億劫さは倍増します。

大中小分類のような主観性に依存すると、判断の違いからまとまりを欠くことは往々にしてあることです。しかし、文書主義は強靭な「組織力」を涵養するために不可欠な要素で、それを支えるのが文書管理でなければなりません。

「共有」とか「ナレッジ」に至る手前に文書管理が組織文化として定着する必要があり、目に見える変化として「背ラベル」から始めることを「頓活」では推奨しています。

Newsweek 2021.6.15号の34ページに「日本の行政DXが遅れた元凶」という記事がありました。記事の中で日本のIT活用が進まない最大の原因は「紙の時代からデータ管理がずさんであった」からだと指摘しています。

情報は紙の時代から連綿として文化を支えてきましたが、日本の印刷文化では「美麗」を追求することが骨頂でしたが、欧米では文書を構造化する方向を目指していました。欧米の産業界では「SGML」という構造化文書を前提にした書式定義が浸透していましたが、日本では「SGML」文化が浸透することなくXMLの時代になってしまいましたが、いまだに文書の構造化とは縁が薄い感じです。

文書をフォルダに綴じ、背ラベルを貼付するためにデータ登録をする。そのデータを基準にして各種の分類や保存年数を設定していく。ここまでは目で見て確認できるレベルです。このレベルが最低限完備せずに南蛮渡来の「DX」というとらえどころが曖昧な概念を取り込んでも真価を発揮できるかは甚だ疑問です。

「DX」とは単にデジタル化をすることではなく、「構造的」に整理することが、すなわち「デジタル化」に直結しているということです。随所に属人的な処理や対応が横行している組織に「DX」は本来的にはなじみにくいと考えられます。