030301.「頓活」の用語:フォルダ

0303.「頓活」で使う用語の整理

同じことを語っているのに、違うイメージを想起することは結構あります。そこで用語を統一しながら解説していこうと思います。

webの辞書で「folder」の和訳の中に「書類ばさみ、紙ばさみ」というのがあり、「file」にも「書類とじ、とじ込み」というのがあります。

ようは「束ねるもの」としてどちらも有効なようですが、「頓活」では「フォルダ」で統一しています。

文書管理といっても、すべての個別文書を網羅的に管理することは徒労に過ぎません。そこで活躍するのが「フォルダ」になります。

ファイル用具には各種あり、協会(日本ファイル・バインダー協会)もあるようですが名称の統一は図られているようには思えません。

このように呼称を「フォルダ」で統一するのは電子化における「フォルダ」とイメージを統一するためです。

フォルダとは、「紙挟み」という意味の英単語で、コンピュータの分野では、オペレーティングシステム(OS)の操作画面上で、複数の永続的な操作対象(ファイルやOSの機能など)をまとめて格納・分類することができる名前の付いた保管場所を表す。

IT用語辞典「フォルダ」の項を参照

一般的ではないかもしれませんが、紙文書と電子文書を同様に扱うためには「フォルダ」で統一したほうが後々都合がいいと思っています。

余談のコーナー

ちなみに少し調べてみると「ファイリング」で使用する用具として「フォルダ」と言う用語が「紙ばさみ」として使われています。「ファイリング」でも用語は統一されていて「オキカエ」「ウツシカエ」や「ツミアゲ」「ワリツケ」などが使われているようです。

ファイリングの一般的な説明には「ウツシカエ」で、当年の半分にして前年用のスペースに移し変えていくようで、前年のスペースに置かれた文書ファイルを保存箱に格納して書庫へ「移管」することを「オキカエ」としているようですが、当年の半分にして移し替える作業は、結構面倒な(つまりは持続性・継続性敵に疑問)気もします。

事務室保存の基本を1年とすれば、当該年度と前年度が置かれることになり、その分のスペースを確保しておけば、敢えて「ウツシカエ」する必要は無いと思います。「オキカエ」は、事務室保存年数が経過すれば自動的に「移管」対象になるわけで、その間に不要文書は適宜廃棄していけば労力を最小にできると思います。

ツミアゲ」は、そもそもナンセンスな部類法で、文書管理が破綻する大きな原因の一つでもあるように思われます。主観的判断で分類するのはかなりの確率で同種同類の文書が違う分類に分散していくことになりかねません。

ファイリング発祥のアメリカには「ツミアゲ」と言う考え方がないというのは現場の主観的判断にゆだねずに、専門教育を受けた人が全社的な観点から「ワリツケ」していくのが一般的だからです。

頓活」での分類は、組織に連なる「職務」を基準に保存年数を考慮しながら分類していくので客観的に分類していくことができます。職務をまたがる場合のルールだけを決めておけば済むことになります。

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