0303．「頓活」で使う用語の整理
組織は3階層で構成します。第1組織、第2組織、第3組織になります。第2組織、第3組織を使用しなければ「0000」とします。
使用しないケースとしては3階層（つまりは係長のポジションに該当）にしていない場合、あるいは、部直下、課直下の文書を管理する場合になります。
一般的なイメージでは「部」「課」「係」を想定しています。最近の組織階層の名称は複雑なケースが少なからずありますが、3階層以上は対応していません。
「部」として文書が発生しないはずもありませんし、同様に「課」として文書が発生しないはずもありませんが、経験上、部長も課長も文書管理システムにはログインすらしないことが珍しくもないと言えるのも、日本企業の特質のような気がします。
肝心なことは部長であれ、課長であれ、組織を構成する要素の人材には必ず「職務」を定義することです。
- 部長としての職務の「成果」と、それに対する「責任」は明文化されているのか？
- 課長としての職務の「成果」と、それに対する「責任」は明文化されているのか？
これらの幹部職員であっても役職に応じた職務が明文化されている必要があります。ここが厳密でないのも日本企業の特質と言えそうです。
「分掌」という組織の役割を規定しているルールを持っている組織も少なくありませんが、多くは業務分掌であって、組織として何をするのかをそれなりの語彙に集約させて記載されていることが多いように思います。
言葉の定義として、ワードクラフトではあえて「分掌」と言う言葉は使うことはやめました。
- 「分掌」と「文章」の発音が似ていること
- 文書管理で「分掌」は「古臭い」感じがすること
- 実際に規定として（形骸化されていることも多い）使われていること
「頓活」では、文書を管理する上で「職務（Job）」を重視しています。
なぜなら、日々作成・収受する文書は、それが組織文書である以上、必ず、いずれかの職務に付随するはずであるからです。逆に、付随するべき文書が全く存在しない職務は、職務として機能しているとは言い難いと思われます。
職務の明確性を組織の原点に置き、職務の一環として文書管理を組織文化に定着させることは「集合知」に直結しているのだという観点から、ぜひ取り組んで欲しいことでもあります。
組織を構成する人材によって「集合知」が醸成されるという属人性から、社会は徐々に変質していこうとしています。明文化された文書主義を中心にするべきことを早く認識し、手を打つことが競争優位の重要な要素となるでしょう。
ここはおそらく「文書主義」を前提としない文書管理の考え方と、「文書主義」を前提とする「頓活」の大きく異なるところになると思います。
