02．「文書管理」を組織から考える
企業において文書管理をする目的は「組織」を強くするためです。
企業において文書管理をする目的は「競争優位」に立つためです。
官公庁において文書管理をする目的は「民主主義の正当性を証明」するためです。
ネットで「文書管理」と検索すると軽く1億ヒットを超えます（2022.1.19）。
適正に管理することで
- すぐ見つかる
- 機密情報、個人情報の漏洩を防げる
- 法定文書などの保存期間を順守する
などが可能になり、効果として
- 業務が効率化される
- 生産性が上がる
- 顧客満足度向上に寄与できる
- コスト削減できる
- 情報漏洩・紛失・改ざんなどを防止できる
- 説明責任を果たせる
などと書かれているのが一般的です。
それぞれが重要なポイントであることは確かですが、企業においては売り上げとコストカットが至上の命題であるわけで、単なる文書管理だけでは企業力に直結しているようには思えません。
企業にとって組織と職務を見直し、それぞれの職務を明文化すること と その職務を掌握するリーダーがきちんと指導できることは最低限、必要なことになります。
「人は城、人は石垣、人は堀」というような「人材」尊重主義は美しい話（とも言えない気がします。人材が城、石垣、堀じゃ、殿様にとっては単なる使い捨ての材料でしかないということ）なのですが、今後の組織の在り方からすると属人主義から「人材の流動性」に移行していくことと思われます。
その時に組織を支えるのは「文書主義」で、それを支えるのは「職務設計」と「職務記述書」という明文化による最適化であると言えます。
