組織を規定し堅固にするドキュメントとは

組織を設計し、役割を分担し、役割に応じた人材を集めて堅固な組織として機能させるためには各種のドキュメントが不可欠になります。

欧米では雇用するにあたって「Job Description(日本語では職務記述書)」という文書があって、担当する職務の内容と、それに応じるスキルや学位などを詳細にまとめてあり、その文書が雇用契約の前提にもなり、成果の評価にも使われます。

一説には1970年代に日本にも伝えられたとのことですが、 「Job Description職務記述書)」 は定着しませんでした。その理由は、日本の雇用形態は「年功序列」だったからです。同一労働・同一賃金などではなく、同じ仕事であっても雇用年数が長いというだけで高額な給料が保証されていたため、職務の定義はあいまいなほうが労使ともに都合がよかったという日本式の背景があったからだと言えます。

ある程度の規模の事業所となると「組織規定」「分掌規程」「文書保存規定」「就業規則」等、様々な組織規定文書がありますが、形式化、あるいは形骸化しているケースも少なくありません。

なぜ、実質を記載しなくても組織が整然と動いているのかと言うと、「属人化」に依存しているからだと言えます。

コロナ禍で多くの事業体で導入されだしている「テレワーク」に限らず、職務の定義が実勢にマッチしているかの見直しは、これからの就業環境においては不可欠な要素になっていくと同時に、属人化の要素を軽減していかざるを得なくなっていくでしょう。

Job Description職務記述書)」 には「作業マニュアル」がつきもので、このドキュメントによって円滑な就業を形成できるのがアメリカンスタイルでしたが、どういうわけか 「JD」は無視されましたが「作業マニュアル」 は日本でも定着しました。

組織を堅固にするためには、上記にあげた文書類が現状に合っていて、かつ、周知(共有も)が図られていることが必要になりますが、それだけでは組織が「成長」していくことは難しいと思います。

組織の成長とは

組織が成長するということは、組織が自律的に成長していくわけではありません。設計し計画する人がいて、売り上げ規模と、それに見合う人材の規模の増大から成長の方向性が考えられるのですが、規模の拡大のみが「成長」と言うわけではありません。

組織の成長」として考えてみると、規模よりも優先すべきは「」であると言えます。

」を上げるために優秀な人材を集めようとしますが、優秀な人材を集めるだけで組織の「」が上がるわけでもなさそうです。

組織が営利と目的としている以上、職務は「成果」と「責任」によって成り立つことになります。職務によっては数字で測れない内容も多々ありますが、職務が明確に定義され明文化されていれば、その職務内容や手順を効率よく順守しているかを客観的に確認することができるようになります。

今の日本の人口動態では総人口の減少よりも生産人口の減少のほうが勝っており、仕事の継承やIT化による人員の減少が加速されていくことが予測されています。

逆を言えば減少する人員で同じ生産性を確保できるようならば賃金の上昇もあり得えます。

よって、属人化されている職務をドキュメントにしておくことは、今後の組織の「成長」にとって重要な要素であると言えます。

人口が縮小していくことは消費経済の規模も縮小していくこととなります。その中で競合との競争に打ち勝っていくためには、今一度、欧米でかねてより定着している「文書主義」を見直すことが肝要です。

文書の電子化一考

ワードクラフトの「ナビゲーション・ドキュメント」とは、CSSHTMLJavaScriptだけで構成していますので、Wordpressのような高度な知識は不要となります。

文書はMS-Wordで「見出し1~3」を使った構造化文書にしてMarkdownを利用することでHTMLに出力します。日本式の「」はセル結合が多用されますので、一工夫が必要になりますがHTMLに加工したものを組み合わせて、多少の加飾を施すなどして完成させていきます。

目的は、文書に書かれている情報価値を正確性と適時性に求めるために「ナビゲーション・ドキュメント」は有効な手段であると確信しています。

文書管理と組織の関係」でも書きましたが、組織を運営するための各種の文書はもとより、日々発生する文書も、すべては組織文書と言えます。その組織文書を小分類から中分類、中分類から大分類へと分類していくようなこと(俗に「ツミアゲ式」というらしい)を推奨する向きもありますが、こういう主観的判断は文書管理体系の崩壊の危険性を内包しています。

組織文書は「業務」で分類するべきであるというのがワードクラフトの文書管理(頓活)の考え方ですので、「職務」の見直しとドキュメント化、さらに職務内容を手順書に展開するために、ナビゲーション・ドキュメントをご検討ください。

電子化が推奨されていますが、電子化の前に「文書管理」の原点を見直すことが必要と考えていますので、ぜひ、「 頓活 」と言う文書管理の考え方を参考にしてください。

料金の目安

初期費用が発生します。というのは、ワード等のレイアウトソフトをイメージしていると少し異なるであろうことが少なくありません。

初期費用は、打ち合わせ含めて「50,000円」程度を想定しています。話が先に進まなければ、費用は発生いたしません。

実際の作業費用の目安は、

A4 1ページの加工基本料金章・節の構造化がきちんとしている
ことが前提となります
2,000
表 1つの加工基本料金セル結合の個数や表の大きさなどに依存します1,000~3,000

を基本にしていますので目安にしてください。現物を見たうえで詳細な見積もりを提示いたします。

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