0303.「頓活」で使う用語の整理

頓活」とは、日々発生する文書を整理整をする日常の動を意味するワードクラフトの造語です。

文書管理」というと、いろいろな考え方ややり方があると思います。どれが一番正しいのか、すべてを試してみたわけでもないので偉そうに意見することはできません。

DX」と言う言葉が使われるようになってから、紙文書を電子化することに勢いがあるようですが、紙文書が事業所から全くなくなることも考えにくいです。厄介なのは、紙文書は物理的に存在するということ。そのことによって、目に触れるし、それがある場所に行かなければ見ることもできません。

法定文書は保存期間が明確に決まっているので、それに従えばいいのですが、法定文書ではない一般文書の保存期間は軽々には決められません。事業所でも文書保存規定が作られていることが多いですが、現実の運用は規定通りにはいかないように思います。

文書管理システム」を検索するとたくさんのシステムが表示されます。「自動的にPDFにして全文検索ができる」とか「紙文書と電子文書をシームレスに管理できる」など。最近では「セキュリティ」と言う文言が加わっています。それぞれに、仕組みの利点を羅列されして「我こそ一番」と喧伝もかまびすしいです。

しかし、文書管理の実態は、どんな優れたシステムであっても、ユーザーが登録しない限り「リテンション(確保、保持)」なり「検索」「移管」「廃棄」はあり得ずに、事業所に紙文書が山積みになっていったり、電子化したところで、どこに何があるかが即座には分からないようになってしまうことが少なくないように思います。

頓活」は、文書管理の考え方であって、システム販売をしようと言う魂胆ではありません。逆を言えば、「頓活」で推奨している考え方が組織に定着しなければ、いかなるシステムを導入しても文書管理という文化が定着するとは考えにくいでしょう。

ということで、「頓活」の考え方を用語から解説していきます。

頓活用語集

フォルダ:[030301.「頓活」の用語:フォルダ]にリンク

「ファイル」「バインダー」などの用具の名称は全て「フォルダ」で統一します。その理由は、電子化した場合の呼称を統一するためです。紙文書であろうが電子文書であろうが、「フォルダ」に収納するという意味では、同じ用語で同じイメージにすることを目指しています。

組織:[030302.「頓活」の用語:組織]にリンク

組織は3階層で考える。組織は「職務」で構成されています。その職務を束ねるのが組織の階層になるわけです。3階層が必ずしも必要あるのかと言うと、組織の規模や機動性によっては3階層は不要の場合も少なくないと思います。
その場合は2階層、3階層の組織コードを「0000」としておきます。
肝心なことは、いかなる組織階層であっても必ず「職務」をきちんと明文化しておくことです。
職務」は「成果」と「責任」に対する約束で成り立っているのが組織で、組織文書は必ずいずれかの「職務」に付随しなければならないとするのが「頓活」の考え方です。

種別類型:[030303.「頓活」の用語:種別類型]にリンク

種別類型は、考え方の理解が必要になりますが、いくつかの類型がありますが、「職務」と連動しています。

前の記事

0302.管理の対象